Criar uma solução é simples! Para o cliente
Como clientes, sempre que compramos um produto queremos algo de qualidade. Quem nunca gastou algumas centenas de reais para comprar um bom perfume ou uma roupa de festa? Quem não tem aquela marca de carro favorita, por saber da qualidade dos seus carros e que se tivesse dinheiro suficiente com certeza compraria uma (Hola Ferrari, estoy aqui, quieréndote…)? Um preço justo por um produto de qualidade vale cada centavo investido.
Sempre acredito como cliente que qualidade é mais importante que o preço em si.
Vou abordar as formas que podemos comprar o software e como nos preocupar ao comprar um.
O caso de um software para organização temos dois tipos de software: Softwares (ou pacotes) prontos e softwares customizados.
Cada tipo de solução traz vantagens e desvantagens e dentro de cada um desses tipos existem algumas especificidades. Vou dissertar sobre como poderíamos lidar com cada tipo de solução.
Softwares Prontos
Softwares prontos, chamados “de caixinha”, são soluções já prontas. Elas tratam de problemas comuns às empresas. Um bom exemplo é o Office, que já tem um set de ferramentas de escritório prontas. Sharepoint seria outro exemplo de uma aplicação web de colaboração, compartilhamento e gerenciamento de conteúdo.
Há tantos outros bons softwares prontos para tarefas que são rotineiras e presentes na maioria das empresas. Se há uma tarefa que é comum entre empresas, é provável que já exista um software pronto pra resolver o problema.
Uma empresa já consolidada possui várias as aplicações em uso que atendem seus próprios requisitos. Necessita-se sempre avaliar se há a necessidade e se é interessante integrar o produto aos processos já consolidados da empresa e suas aplicações e, obviamente, consultar a equipe técnica como isso pode ser feito antes de adquirir um produto.
Aplicações prontas podem não fornecer meios de integrar às outras aplicações da empresa e pode ser tornar um investimento perdido ao invés de uma solução.
Temos que lembrar também que aplicações desse gênero algumas vezes precisam de pessoas especializadas e customizações para atender os requisitos da empresa. Isso acontece bastante com ERP’s (Sistema integrado de gestão e planejamento empresarial), que precisam ser configurados corretamente para atender as necessidades, o que demandará um custo adicional para a configuração correta.
A entrega desse tipo de produto pode ser um arquivo executável ou um pacote com os arquivos binários, um instalador (do windows por exemplo), uma equipe da empresa fornecedora pode ir até o cliente instalar a ferramenta (ou ensinar a equipe da própria empresa) ou pode ser uma ferramenta online, gratuita ou paga através de uma mensalidade.
Vantagens
- Tempo de espera muito baixo, já que a aplicação está desenvolvida, ela geralmente está pronta pra uso
- Estabilidade. Com aplicações que são utilizada por várias empresas, a quantidade de pessoas testando é relevante, o que tende a melhorar a qualidade do produto de forma mais rápida tornando a aplicação mais estável
- Recursos. As aplicações prontas procuram prever diversas funcionalidades que podem ser usadas pelas empresas. Aplicações da mesma “suíte” tendem a interagir bem entre si. Aplicações prontas são bem completas.
- Preço. Custos de compra de um produto pronto tendem a ter uma boa relação custo-benefício. É geralmente mais barato do que desenvolver todos os recursos.
- Sob demanda. É possível em algumas ferramentas comprar pacotes separados de acordo com a necessidade. Também há uma modalidade de venda chamada sob-demanda, SaaS (Software as a Service) e outras modalidades, onde você paga uma mensalidade e obtém o produto, removendo o tempo de instalação necessário e por vezes reduzindos custos de infra-estrutura.
Desvantagens
- Integração com sistemas já existentes. Por vezes é complicado importar em uma ferramenta pronta todos os dados que já são utilizados por outras aplicações da empresa.
- Manutenções podem demorar. Algumas manutenções necessárias para a correta utilização podem demorar. Podemos subutilizar alguns recursos até que se receba uma atualização
- Atualizações complexas. Dependendo do tipo da aplicação, as atualizações podem ser complexas. Também dependendo da natureza da aplicação e da qualidade, obviamente, uma atualização pode corromper dados.
- Suporte de versões. A cada período de tempo ferramentas prontas recebem atualizações, que contem correções e novas funcionalidades. Dependendo das customizações feitas, essas atualizações podem não serem feitas e necessitarem custos e esforços adicionais para podermos atualizar.
Entre vantagens e desvantagens precisamos nos preocupar com algumas coisas:
- A ferramenta necessitará de alimentação de dados de outros sistemas ou vice-versa? Se sim, como pode feita essa integração? É tecnicamente viável?
- Que recursos essa aplicação necessita para rodar?
- Precisará de customização dessa ferramenta? Qual o custo disso? É fácil?
- Precisa de mão de obra especializada para operar essa ferramenta? Pode ser feito treinamento?
- Temos outras aplicações da mesma empresa? Qual o feedback sobre elas?
- É uma ferramenta bem reconhecida no mercado? O que usuários dizem sobre essa ferramenta? Há outras similares?
- Se no futuro eu quiser substituir, é possível?
- É fácil de utilizar?
- Não faz parte de nenhum processo que é especifico da empresa? Se faz parte, essa ferramenta entra para facilitar o desenvolvimento ou substituir? Se um dia esse processo, workflows mudarem a ferramenta suportará?
- Se for uma ferramenta sob-demanda, online, é possível exportar os dados inseridos a qualquer momento?
Respondendo as perguntas acima satisfatoriamente, não há motivos para não comprar uma ferramenta pronta.
Softwares Customizados
Softwares customizados são aqueles desenvolvidos de acordo com as necessidades do cliente. Isso inclui desde simples websites até grandes sistemas.
Existem vários processos que podem ser utilizados para o desenvolvimento de uma aplicação como essa, mas deixarei para explicar em um próximo post.
O desenvolvimento de uma aplicação, de um produto customizado deriva da necessidade de personalização. Quando tratamos de um problema específico da empresa, um processo que tem suas próprias regras de negócio, dados específicos, então é provavel que se opte por essa solução.
Essas aplicações possuem padrões fortes de design (cores, formato da inserção de dados, navegação) que lembrem a empresa, usam as tecnologias que a empresa está mais acostumada e seus dados geralmente são muitos integrados com outros dados de outras aplicações da empresa.
Para desenvolver uma aplicação customizada além dos processos de desenvolvimento há também a forma como será contratado esse desenvolvimento. Eis algumas opções:
- Outsourcing, quando é delegado o desenvolvimento da aplicação para uma outra empresa, que desenvolverá o sistemas. A empresa cliente fornece os dados necessários para esse desenvolvimento como requisitos técnicos e de padrões visuais;
- Insourcing, onde a empresa cria um departamento independente especializado no controle e desenvolvimento de aplicações, e têm uma relação fornecedor-cliente com o departamento que solicitou o novo desenvolvimento;
- Co-sourcing, onde é dividido as responsabilidades de desenvolvimento entre a equipe interna e uma equipe de outro fornecedor;
- Desenvolvimento Interno, onde uma equipe técnica da empresa desenvolve os sistemas, controla todos os recursos necessários, mas não há a formalidade e controle presentes no insourcing.
As preocupações sobre cada forma de contratação/desenvolvimento especificamente deixarei para um próximo post mais detalhado.
Vantagens
- Adequação aos processos da empresa. Softwares customizados são projetados para se adequarem perfeitamente aos processos da empresa.
- Consistência e confiabilidade dos dados. Uso de diversos produtos prontos podem gerar uma inconsistência nos dados, como duplicidade, uso status e códigos diferentes para uma mesma tarefa dentro do processo. Aplicações customizadas tendem a reutilizar códigos já existentes e relacioná-los, resolvendo o problema de inconsistência de dados.
- Tempo de resposta à mudanças. O tempo necessário para de desenvolver uma alteração em uma aplicação é na maioria das vezes mais rápido do que em uma solução pronta.
- Padrão. As aplicações customizadas definem padrões, de tecnologia a serem utilizadas, de interface, da forma como devem ser desenvolvidos. E esse padrão é aplicado a todas as aplicações
- Fortemente integradas. Integração entre soluções customizadas geralmente não são um problema, obviamente não é um ponto que pode ser negligenciado, mas a preocupação é bem menor do que em uma aplicação pronta.
Desvantagens
- Custo. Soluções sob encomenda são mais cara
- Prazo de conclusão (ou início da utilização). É preciso definir em quanto tempo a solução está pronta para começar a ser utilizada. Com a utilização surgirão mudanças, para melhorar o uso ou para se adequarem às regras de negócio. Quanto antes, melhor!
- Qualidade. Como é algo feito sob encomenda, deve atender as necessidades do cliente. Mas é natural que possa surgir erros de interpretação ou algumas falhas não previstas. O cliente também é co-responsável pela qualidade. Assim que houver um item para ser homologado, que a premissa é ter sido anteriormente testado pela equipe que desenvolveu, teste, teste bem, pois negligenciar isso é um risco muito alto.
- Padrão de desenvolvimento. Caso a solução seja desenvolvida “na pressa”, sem um alto padrão de qualidade no código que é desenvolvido, manutenções podem ser desastrosas. É uma preocupação da equipe técnica, mas deve ser reforçada pelo cliente quando posível
Conclusão
Entre soluções prontas e customizadas podemos usar ambas, cada qual em seu propósito. É preciso cuidado na escolha.
Uma escolha bem sucedida pode ser utilizada por anos e anos e dar um retorno do investimento ótimo. Na outra mão escolha errada pode apenas gastar o dinheiro, seu ou da sua empresa.
Na hora de pesar na balança, consulte opiniões diversas na equipe técnica antes de tomar uma decisão. Com certeza o resultado será o melhor possível.